O objetivo do Plano de Manutenção

O plano de manutenção é usado para mapear as manutenções de rotina que devem ser realizadas em um determinado período.

Ou seja, é um documento que pode ser criado de diversas formas (em papel, planilhas ou sistemas) e que vem antes de todas as etapas do processo. 

É uma fase muito estratégica e que envolve o planejamento. O Plano pode ser criado para serviços vinculados a equipamentos, máquinas ou ativos (veículos, prédios e outros).  

A principal parte é justamente o calendário, que você baixou anteriormente, onde você vai prever e definir em quais periodicidades as manutenções devem ser realizadas. 

Erros para evitar: como não usar o plano de manutenção

Um erro que pode atrapalhar a operação é usar o mesmo documento para tudo: planejamento, acompanhamento, comprovação e por aí vai.

Certifique-se de que você está usando as ferramentas corretas para cada etapa da sua operação. Isso vai garantir processos eficientes e produtivos.

O plano de manutenção não deve ser usado como:

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Ordem de serviço:

Tenha um arquivo paralelo com essa finalidade.

Pode ser um word, um excel ou os sistemas online; 



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Controle:

Não gerencie seus serviços diretamente no Plano. Isso pode gerar desorganização, falta de padronização e até perda de informações. Use outras planilhas ou sistemas;  

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Comunicação:

mantenha o contato constante com a equipe técnica. Existem várias ferramentas que podem te ajudar, como whatsapp, e-mail e agendas online;

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Comprovação:

Para validar que o seu plano de manutenção está sendo cumprido, use a seu favor os relatórios de visita, relatórios fotográficos ou ordens de serviço. Com eles, você conseguirá comprovar o trabalho e ainda demonstrar a qualidade do seu serviço;

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Histórico:

O plano de manutenção também não é indicado para acompanhar históricos, uma vez que o controle de o que foi feito e de como foi feito fica limitado. Para fazer essa gestão, use os relatórios de serviço, e, melhor ainda, métodos mais automatizados como os softwares de gestão. 

O que não pode faltar em um plano de manutenção? Confira boas práticas!

1) Mapeamento de equipamentos

O primeiro passo para começar seu plano de manutenção é mapear todos os equipamentos que você tem ou atende. Você pode identificá-los com diferentes informações. Algumas delas são:

Nome do equipamento, número de identificação, fabricante, marca e modelo.

2) Rotinas de manutenção por equipamento

Agora que você já tem a lista de todos os equipamentos ou ativos, é preciso identificar as rotinas de manutenção de cada um, que nada mais são que os serviços que devem ser realizados e suas respectivas periodicidades.

Por exemplo: você tem um equipamento ou ativo X. Ele possui um conjunto de peças ou fatores que precisam ser verificados a cada tanto tempo. Então você vai ter:

Equipamento X, peça 1 - realizar manutenção a cada 15 dias;

Equipamento X, peça 2 - realizar manutenção a cada 3 meses.

Em geral, essas periodicidades acontecem quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, semestralmente ou anualmente.

Mas como identificar as periodicidades corretas para cada equipamento ou ativo?

Essa informação são determinadas com base em três fatores:

1

Recomendações de fabricantes, normas ou leis 

Cada fabricante vai ter seu protocolo com relação aos serviços que devem ser realizados. Consultar essas informações é o primeiro passo para uma boa definição. Essas recomendações vão depender do seu segmento. Se você trabalha com manutenção predial, por exemplo, além de ver as recomendações dos fabricantes, é preciso estar por dentro das leis e normas dos condomínios e órgãos responsáveis.

2

Mapa de criticidade

Esse tópico está relacionado ao problema que pode gerar uma falta de manutenção, envolvendo questões financeiras, ambientais ou de segurança pública. 

Por exemplo, quais serão os impactos se um determinado equipamento ou ativo falhar por falta de manutenção? Vai ter algum custo financeiro? Vai estar colocando em risco o bem estar das pessoas? 

Se sim, o nível é alto e, portanto, as manutenções devem ser mais constantes. Para entender melhor como definir esses níveis sugerimos esse material aqui. 

3

Uso da sua expertise 

O terceiro tópico, e não menos importante, para ser levado em consideração na hora de definir as periodicidades é usar toda a bagagem que você e sua equipe possuem. Sabe aquele conhecimento prático que você adquiriu que não tem em nenhum manual? 

Então, junto com os outros dois tópicos anteriores (recomendações de fabricantes e mapa de criticidade) vão te garantir um excelente plano. 

Agilidade:

tempo de atendimento mais rápidos e entrega de relatórios de serviço em segundos;

Produtividade:

mais fácil para a equipe toda.

Acaba com o retrabalho e ganha organização;

Eficiência:

ganho de eficiência e qualidade.

Mais satisfação do cliente e novos negócios;